Kan jij je al met een gerust hart focussen op de hoofdzaken omdat je zeker weet dat de operationele taken opgepakt worden?
Nee??
Laat mij dan het bestuurssecretariaat van je vereniging beheren
Je bent vrijwilliger, maar jouw tijd is ook kostbaar
Ja, je bent vrijwillig in het bestuur gestapt en werkt graag voor je vereniging. Maar jou tijd is ook kostbaar en je kan niet alles alleen of zelf doen. En om eerlijk te zijn, je wil dat ook niet meer. Je andere collega’s in het bestuur om hulp vragen is ook geen optie want zij lopen tegen dezelfde dingen aan als jij.
Je wil je focussen op de hoofdzaken en niet op de bijzaken. Je wil meer leden werven, maar je niet bezighouden met de ledenadministratie. Je wil waardevolle events organiseren, netwerken, sponsoren werven!
Jouw tijd is ook kostbaar en je weet dat je je tijd maar één keer kunt besteden. Je wil de tijd die je aan de vereniging besteedt daarom efficiënt indelen en niet verspillen aan de inbox of de administratie.
Daarnaast verlang je ernaar om ’s avonds en in het weekend ook echt vrij te zijn en tijd te hebben voor je familie en vrienden. En daarmee bedoel ik écht vrij, dus ook in je hoofd en niet dat er ondertussen nog allerlei radertjes doorgaan.
“Time is a currency you can only spend once
so be careful how you spend it”
– Harmon Onkinyo –
Astrid is altijd benaderbaar en pro-actief!
Vanuit VOGON – Vereniging voor Onroerend Goed Onderzoekers Nederland – werk ik sinds 2021 intensief samen met Astrid.
Zij ondersteunt onze vereninging en het bestuur op een uiterst professionele manier. Accuraat, snel en foutloos.
Ondanks dat ze vaak ‘virtueel’ werkt, voelt dat niet zo. Astrid is altijd benaderbaar en pro-actief!
Ze zorgt dat alles op tijd klaar is
De afgelopen 1,5 jaar heeft Astrid voor onze vereniging verschillende taken opgepakt, zoals ledenadministratie, voorbereiden en verslaglegging van bestuursvergaderingen en nog vele andere zaken.
Ze is heel zorgvuldig en zorgt dat alles op tijd klaar is. Als dat betekent dat de bestuursleden iets moeten doen, dan blijft ze je op een begripvolle manier eraan herinneren. Maar ze snapt ook heel goed dat iedereen druk is, dus er is nooit een oordeel. Dat is echt heel fijn werken. Want daarom wil je ook graag samen zorgen dat deadlines toch gehaald worden.
Ze is gestructureerd en voor mijn gevoel altijd beschikbaar.
Haar betrouwbare manier van werken ontzorgt het bestuur
Astrid biedt plezierige en vlotte administratieve ondersteuning aan onze vereniging. Haar betrouwbare manier van werken en communiceren ontzorgt het bestuur.
Daarnaast is Astrid digitaal kundig. Zo houdt zij onze e-nieuwsbrief bij, zijn onze notulen goed beschikbaar in de cloud en heeft ze, op dankbaar eigen initiatief, het dagelijkse onderhoud van onze website op zich genomen.
Dankzij Astrid’s ondersteuning kunnen we ons efficient op onze vereniging -onze leden- richten!
Deze taken kan ik onder andere uit handen nemen
Secretariële werkzaamheden
- E-mail- en agendabeheer
- Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen en ALV’s
Administratie
- Ledenadministratie bijhouden
- Financiële administratie verzorgen
- Debiteurenbeheer
Communicatie
- Aanpassen WordPress website
- Nieuwsbrieven opmaken en versturen
- Funnels bouwen
Jouw investering en wat levert het je op?
Als wij gaan samenwerken zorg ik er voor dat de mailbox dagelijks gelezen wordt en de mails beantwoord worden. Ik houd de ledenadministratie op orde, bereidt de agenda voor de bestuursvergadering voor en notuleer de vergadering. Kortom, ik beheer het secretariaat en ondersteun het bestuur.
Ik werk op basis van een uurtarief. Dat wil zeggen dat ik alleen de daadwerklijk gewerkte uren factureer.
Mijn uurtarief is 60,00 excl BTW.
Heb je geen structurele ondersteuning nodig? Ik kan je ook helpen met een project of een eenmalige klus zoals het wegwerken van een achterstand in de administratie of het notuleren van een vergadering.
Wil je kennismaken en kijken wat ik voor jouw vereniging kan doen? Plan hier zelf een gesprek in mijn agenda in.
Veelgestelde vragen
Wat is een virtual assistant?
Een virtual assistant (VA) is een zzp’er die ondernemers, bedrijven en organisaties online ondersteunt. Omdat ik vanuit huis werk, heb ik geen werkplek of andere middelen nodig.
Ben jij als VA betrokken bij mijn vereniging?
Als ondernemer heb ik meerdere klanten tegelijk. Ik vind dat juist het leuke aan mijn vak, het is heel afwisselend.
Maar dat ik op afstand werk wil niet zeggen dat ik niet betrokken ben bij jouw vereniging. We hebben regelmatig contact en stemmen werkzaamheden af. Maar af en toe kan ik ook op locatie komen.
Ik handel dagelijks of wekelijks de afgesproken taken af en zorg zo dat het secretariaat soepel blijft draaien.
Hoe werken we samen op afstand?
We werken met verschillende online tools zoals e-mail, Teams en Whatsapp. Ik pas me aan aan jouw vereniging en gebruik dus ook de tools die jullie nu al gebruiken.
Doordat ik veel online werk, heb ik kennis van online tools en kan ik jullie indien nodig helpen nieuwe tools te leren kennen om processen te verbeteren en versimpelen.
Hoe flexibel ben je? Ben je ook beschikbaar bij een spoedvraag?
Juist omdat ik online werk en mijn eigen tijd indeel, ben ik heel flexibel. We maken bij de start van onze samenwerking werkafspraken waarin we afspreken wanneer ik beschikbaar ben, hoe en hoevaak we contact hebben en hoe je mij bij een spoedvraag kunt bereiken.
Wat wordt er van ons als bestuur verwacht?
Ik vind goede communicatie en duidelijke afspraken heel belangrijk, ook bij werken op afstand. Leg daarom duidelijk uit wat de werkzaamheden zijn, wat je van mij verwacht en wanneer. We zullen, vooral in het begin van onze samenwerking, regelmatig overleggen en evalueren.
