Professionele support voor verenigingsbesturen
Kosten sommige secretariële en administratieve taken te veel tijd van jullie als bestuur?
Blijven klussen te lang liggen of worden ze zelfs helemaal niet uitgevoerd?
Ik ben gespecialiseerd in het ondersteunen
van verenigingsbesturen
en ik help ook jullie graag uit de brand
Als bestuur zetten jullie je met hart en ziel in voor de vereniging, maar het blijft veel werk om alles goed te regelen
Als voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid heeft iedereen zijn eigen rol en portefeuille binnen het bestuur. Maar jullie zien elkaar allemaal jongleren met de beschikbare tijd en vaak lukt het niet om alle taken af te krijgen. Want laten we niet vergeten, jullie zijn en blijven vrijwilligers en hebben ook andere verantwoordelijkheden.
Het bestuur van de vereniging krijgt ondersteuning van het bestuurssecretariaat dat jullie werk uit handen neemt. Maar toch zie ik deze problemen vaak voorkomen:
Als bestuur sta je niet vooraan in de rij bij het secretariaat. Waarom niet? Omdat het bestuurssecretariaat vaak bij een branchevereniging of een overkoepelende organisatie hoort. Ondersteuning aan het bestuur wordt naast de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers verleend, waardoor taken voor de vereniging onderop de stapel terecht komen.
De mailbox wordt niet dagelijks gelezen. Leden krijgen vaak weken later, of helemaal niet, antwoord op hun e-mails.
Er is geen vaste notulist of de bestuursleden notuleren om beurten. De kans dat de notulen dan uitgewerkt worden of dat het bestuurslid goed aan de vergadering deel kan nemen, is heel klein.
Contributie facturen worden te laat verstuurd en er wordt niet aan debiteurenbeheer gedaan. Maar deze inkomsten zijn nodig om activiteiten voor de leden te organiseren.
De ledenadministratie is niet op orde. Door te weinig tijd worden mutaties niet op tijd of helemaal niet verwerkt en worden bijvoorbeeld facturen naar een verkeerd mailadres verstuurd.
De website is niet bijgewerkt en de nieuwsbrief wordt maar af en toe verzonden. Hoe communiceer je dan met je leden?
Ik ben Astrid en ik ben gespecialiseerd in support voor verenigingsbesturen
Ik ondersteun het bestuur met de dagelijkse en terugkerende werkzaamheden. Eindelijk dedicated support!
Welke taken kan ik uit handen nemen?
Dagelijks lees ik de mailbox en beantwoord ik e-mails. Dus geen overvolle mailbox met tientallen ongelezen en niet beantwoorde mails meer.
Samen met de secretaris bereid ik de bestuursvergaderingen en de ALV voor. Tijdens de vergaderingen notuleer ik en na afloop deel ik het verslag en de actielijst zo snel mogelijk met het bestuur.
In overleg met de penningmeester verzorg ik de financiële administratie, verstuur de contributie facturen en beheer de debiteuren. Geen verrassingen aan het eind van het jaar met een ellenlange lijst van openstaande facturen.
Ik beheer de ledenadministratie en verwerk nieuwe leden, opzeggingen en andere mutaties. Het bestuur heeft dus altijd een geüpdate ledenlijst.
Ik werk de website bij en verzend regelmatig een nieuwsbrief.
Dit vinden deze bestuursleden van mijn support
Professionele ondersteuning voor onze vereniging en het bestuur
Vanuit VOGON – Vereniging voor Onroerend Goed Onderzoekers Nederland – werk ik sinds 2021 intensief samen met Astrid.
Zij ondersteunt onze vereninging en het bestuur op een uiterst professionele manier. Accuraat, snel en foutloos.
Ondanks dat ze vaak ‘virtueel’ werkt, voelt dat niet zo. Astrid is altijd benaderbaar en pro-actief!
Maarten Donkers
Voorzitter VOGON
Ze is heel zorgvuldig en zorgt dat alles op tijd klaar is
Astrid pakt voor onze vereniging verschillende taken op, zoals ledenadministratie, voorbereiden en verslaglegging van bestuursvergaderingen.
Ze is heel zorgvuldig en zorgt dat alles op tijd klaar is. Als dat betekent dat de bestuursleden iets moeten doen, dan blijft ze je op een begripvolle manier eraan herinneren.
Ze is gestructureerd en voor mijn gevoel altijd beschikbaar. Haar verslagen zijn lekker kort en toch compleet, de actielijst is altijd bijgewerkt en alle stukken zijn makkelijk te vinden d.m.v. de mappenstructuur die zij heeft gemaakt.
Nienke Vermeulen
Voorzitter VVAW
Dankzij haar ondersteuning kunnen we ons op onze vereniging -onze leden- richten!
Astrid biedt plezierige en vlotte administratieve ondersteuning aan onze vereniging. Haar betrouwbare manier van werken en communiceren ontzorgt het bestuur.
Daarnaast is Astrid digitaal kundig. Zo houdt zij onze e-nieuwsbrief bij, zijn onze notulen goed beschikbaar in de cloud en heeft ze, op dankbaar eigen initiatief, het dagelijkse onderhoud van onze website op zich genomen.
Dankzij Astrid’s ondersteuning kunnen we ons efficient op onze vereniging -onze leden- richten!
Michiel Daams
Secretaris VOGON