Office support voor verenigingen en stichtingen
Een bestuur zonder zorgen door een goedlopend secretariaat
Niet genoeg tijd?
Zit jij in het bestuur van een vereniging of stichting en weet jij ook niet waar je de tijd vandaan moet halen om alle taken uit te voeren?
Soms lijkt het dat er geen eind komt aan de mutaties voor de ledenadministratie waardoor de nieuwsbrief naar de verkeerde e-mailadressen gaat of de contributie niet betaald wordt.
Je kan niet gefocust aan bestuursvergaderingen deelnemen omdat het jouw beurt is om te notuleren.
Als je ’s avonds thuis komt heb je geen tijd voor jezelf en je gezin, maar heb je nog een lange to do lijst af te werken.
Herken je dit? Ik merk dat het achter de schermen bij veel verenigingen en stichtingen er zo aan toe gaat.
Maar het is ook niet zo raar, want naast bestuurslid zijn heb je een baan, andere verplichtingen en een privéleven. En in de praktijk blijken je taken voor de vereniging of stichting meer tijd op te slokken dan je dacht.
Er blijft daarom niet genoeg tijd over om te netwerken, om contact met leden te hebben, om activiteiten te organiseren of om tijd met je familie en vrienden door te brengen.
Een goedlopend secretariaat
Als virtual assistant kan ik je helpen om meer tijd over te houden voor je andere taken als bestuurslid en niet ’s avonds en in het weekend te hoeven werken.
Ik zorg er namelijk voor dat de mailbox dagelijks gelezen wordt en de mails beantwoord worden. Ik houd de ledenadministratie op orde, bereid de agenda voor de bestuursvergadering voor en notuleer de vergadering. Kortom, ik beheer het secretariaat en ondersteun het bestuur.
Met mijn bijna 20 jaar ervaring als managementassisent bij verschillende organisaties en bedrijven en mijn ervaring in de ondersteuning van verenigingen zorg ik voor een goedlopend secretariaat.
Een dag in de praktijk
Ik zit achter mijn bureau, klap mijn laptop open en check de mailbox van de vereniging. Niet heel veel mails, maar wel leuke werkzaamheden!
Ik begin met de mail van de voorzitter van de activiteitencommissie. Hij heeft een tekst en foto’s gestuurd om een nieuwsbrief voor het volgende event te maken. Als ik klaar ben plan ik het in zodat het morgen automatisch om 13.00 wordt verstuurd.
Er is ook een aanmelding van een nieuw lid. Ik verwerk de aanmelding administratief en stuur haar een welkomsmail.
Volgende week is een bestuursvergadering gepland. Ik stuur de voorzitter de concept agenda voordat de definitieve versie naar het hele bestuur verstuurd wordt.
1,5 uur later sluit ik de mailbox af en ga door naar de mailbox van een andere vereniging.
Een greep uit de werkzaamheden waarmee ik je kan helpen
Secretariële ondersteuning
- E-mail- en agendabeheer
- Voorbereiden en notuleren vergaderingen
Administratie
- Ledenadministratie
- Financiële administratie
- Openstaande debiteuren benaderen
Organiseren
- Bestuursvergaderingen
- Vergaderingen met de RvA
- Bijeenkomsten
- Events
Technisch
- Onderhoud / aanpassen van WP of Joomla websites
- Nieuwsbrieven opmaken en versturen
Mijn tarieven
Ik werk op basis van een uurtarief. Dat wil zeggen dat ik de uren die ik voor jouw vereniging of stichting werk bijhoud en alleen die uren doorbereken. Aan het eind van de maand stuur ik een factuur. Ik hanteer een uurtarief van 50,00 excl BTW.
Heb je geen structurele ondersteuning nodig? Ik kan ook helpen bij een project of een éénmalige klus zoals het wegwerken van een achterstand in de administratie of het notuleren van een vergadering.
Ben je benieuwd wat ik voor jouw vereniging of stichting kan doen? Plan hieronder een kennismakingsgesprek in.
Wat anderen over mij zeggen
Michiel Daams | Secretaris VOGON
Astrid biedt plezierige en vlotte administratieve ondersteuning aan onze vereniging. Haar betrouwbare manier van werken en communiceren ontzorgt het bestuur.
Daarnaast is Astrid digitaal kundig. Zo houdt zij onze e-nieuwsbrief bij, zijn onze notulen goed beschikbaar in de cloud en heeft ze, op dankbaar eigen initiatief, het dagelijkse onderhoud van onze website op zich genomen.
Dankzij Astrid’s ondersteuning kunnen we ons efficient op onze vereniging -onze leden- richten!
Wilma Tuk | Business Support by Wilma
Astrid heeft mijn funnels in Active Campaign ingericht, omdat het mij teveel tijd kostte.
Astrid is iemand die graag helpt en met je meedenkt. Ze is flexibel en gaat zelf op onderzoek uit om dingen beter te snappen wanneer dat nodig is.
Ik ben blij dat de basis van mijn funnels nu goed staat en dat ik vanuit daar kan gaan finetunen.
Ruby van Urk | House of Vocals
Ik heb Astrid om hulp gevraagd omdat iedere week mijn mailbox overstroomd. En hier weinig structuur in zit.
Astrid luisterde goed naar mijn vraag en heeft me geholpen met allerlei suggesties.
Ze is een fijn mens om mee te werken en denkt graag mee. Het is nu een stuk rustiger en overzichtelijker. Dankjewel lieve Astrid!
Djaranda Vennink | Djaranda Interiors
Via een oproep op Facebook leerde ik Astrid kennen. Het was niet langer mogelijk om al het werk in mijn eentje te klaren. Haar reactie sprak me aan en tijdens de online kennismaking was er gelijk een klik. Het is erg prettig samenwerken met haar.
Ik heb Astrid leren kennen als hulpvaardig, doortastend en meedenkend. En met haar uitgebreide kennis helpt ze mij heel fijn bij het verbeteren en versnellen van mijn werkprocessen. Zodat ik meer ruimte krijg om me bezig te houden met het werk dat ik écht leuk vind.
Gerlof Steen | Manager bij PWN
De afgelopen 4 jaar heb ik met veel plezier samen mogen werken met Astrid.
Zowel op persoonlijk als professioneel gebied weet ze altijd wat er -op dat moment- nodig is. Ze is flexibel, begrijpt snel wat belangrijk is en heeft goed contact met de collega’s om haar heen.
Claudia Denneboom | Manager bij PWN
Wat was het fijn om als nieuwe manager bij PWN ondersteund te worden door Astrid.
Astrid heb ik leren kennen als zeer ervaren, flexibel, ze kan snel schakelen, integer, iemand met een duidelijke visie en positief kritische blik, to the point, absoluut in voor nieuwe dingen en Astrid beschikt over een natuurlijke flair. Een fijn mens om mee te werken!