Professionele support voor het bestuurssecretariaat van jullie vereniging

Kosten sommige secretariële en administratieve taken te veel tijd van jullie als bestuur?

Blijven klussen te lang liggen of worden ze zelfs helemaal niet uitgevoerd?

Ik ben gespecialiseerd in het ondersteunen en beheren van bestuurssecretariaten van verenigingen, en ik help ook jullie graag uit de brand

Astrid

Als bestuur zetten jullie je met hart en ziel in voor de vereniging, maar het blijft veel werk om alles goed te regelen

Als voorzitter, secretaris, penningmeester of bestuurslid heeft iedereen zijn eigen rol en portefeuille binnen het bestuur. Maar jullie zien elkaar allemaal jongleren met de beschikbare tijd en vaak lukt het niet om alle taken af te krijgen. Want laten we niet vergeten, jullie zijn en blijven vrijwilligers en hebben ook andere verantwoordelijkheden.

De vereniging en het bestuur krijgen ondersteuning van het bestuurssecretariaat dat jullie werk uit handen neemt. Maar toch zie ik deze problemen vaak voorkomen:

q

Als bestuur sta je niet vooraan in de rij bij het secretariaat. Waarom niet? Omdat het bestuurssecretariaat vaak bij een branchevereniging of een overkoepelende organisatie hoort. Ondersteuning aan het bestuur wordt naast de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers verleend, waardoor taken voor de vereniging onderop de stapel terecht komen.

q

De mailbox wordt niet dagelijks gelezen. Leden krijgen vaak weken later, of helemaal niet, antwoord op hun e-mails.

q

Er is geen vaste notulist of de bestuursleden notuleren om beurten. De kans dat de notulen dan uitgewerkt worden of dat het bestuurslid goed aan de vergadering deel kan nemen, is heel klein.

q

Contributie facturen worden te laat verstuurd en er wordt niet aan debiteurenbeheer gedaan. Maar deze inkomsten zijn nodig om activiteiten voor de leden te organiseren.

q

De ledenadministratie is niet op orde. Door te weinig tijd worden mutaties niet op tijd of helemaal niet verwerkt en worden bijvoorbeeld facturen naar een verkeerd mailadres verstuurd.

q

De website is niet bijgewerkt en de nieuwsbrief wordt maar af en toe verzonden. Hoe communiceer je dan met je leden?

Ik ben Astrid en ik ben gespecialiseerd in support voor verenigingen en hun bestuur

Ik ondersteun of beheer het bestuurssecretariaat van verenigingen met de dagelijkse en terugkerende werkzaamheden. Eindelijk dedicated support voor de vereniging en het bestuur!

Welke taken kan ik uit handen nemen?

Dagelijks lees ik de mailbox en beantwoord ik e-mails. Dus geen overvolle mailbox met tientallen ongelezen en niet beantwoorde mails meer.

Samen met de secretaris bereid ik de bestuursvergaderingen en de ALV voor. Tijdens de vergaderingen notuleer ik en na afloop deel ik het verslag en de actielijst zo snel mogelijk met het bestuur.

In overleg met de penningmeester verzorg ik de financiële administratie, verstuur de contributie facturen en beheer de debiteuren. Geen verrassingen aan het eind van het jaar met een ellenlange lijst van openstaande facturen.

Ik beheer de ledenadministratie en verwerk nieuwe leden, opzeggingen en andere mutaties. Het bestuur heeft dus altijd een geüpdate ledenlijst.

Ik werk de website bij en verzend regelmatig een nieuwsbrief.

Astrid met laptop

Hoe gaat mijn support praktisch in zijn werk?

Mijn ondersteuning is virtueel en op afstand. Dat wil zeggen dat we contact hebben via e-mail, Teams, Whatsapp en telefonisch. Werken jullie met andere tools? Geen probleem, ik pas me aan en gebruik dezelfde programma’s als jullie.

Hoeveel kost mijn ondersteuning? Ik werk op basis van een uurtarief van €60,00 ex btw. Aan het eind van de maand factureer ik alleen de gewerkte uren. Hebben jullie een maand minder of geen ondersteuning nodig? Dan hebben jullie ook minder of geen kosten.

Hebben jullie geen support voor alle werkzaamheden die ik heb genoemd nodig? Besteedt dan alleen die taken uit waar het bestuur ondersteuning voor nodig heeft.

Ik kan me voorstellen dat jullie nog vragen hebben en willen kennismaken. Dat kan natuurlijk. Boek via de knop hieronder een gratis kennismakingsgesprek in mijn agenda.

Wat vinden deze bestuursleden van mijn secretariaat support?

Accuraat, snel en foutloos

Vanuit VOGON – Vereniging voor Onroerend Goed Onderzoekers Nederland – werk ik sinds 2021 intensief samen met Astrid.

Zij ondersteunt onze vereninging en het bestuur op een uiterst professionele manier. Accuraat, snel en foutloos.

Ondanks dat ze vaak ‘virtueel’ werkt, voelt dat niet zo. Astrid is altijd benaderbaar en pro-actief!

Maarten Donkers
Voorzitter, VOGON

Astrid zorgt dat alles op tijd klaar is

Astrid pakt verschillende taken voor onze vereniging op, zoals ledenadministratie, voorbereiden en verslaglegging van bestuursvergaderingen.

Ze is heel zorgvuldig en zorgt dat alles op tijd klaar is. Als dat betekent dat de bestuursleden iets moeten doen, dan blijft ze je op een begripvolle manier eraan herinneren. Maar ze snapt ook heel goed dat iedereen druk is, dus er is nooit een oordeel.

Ze is gestructureerd en voor mijn gevoel altijd beschikbaar.

Nienke Vermeulen
Voorzitter, VVAW

We kunnen ons op onze vereniging, onze leden, richten!

Astrid biedt administratieve ondersteuning aan onze vereniging. Haar betrouwbare manier van werken en communiceren ontzorgt het bestuur.

Daarnaast is Astrid digitaal kundig. Zo houdt zij onze e-nieuwsbrief bij en zijn onze notulen goed beschikbaar in de cloud.

Dankzij Astrid’s ondersteuning kunnen we ons efficient op onze vereniging -onze leden- richten!

Michiel Daams
Secretaris, VOGON